Att avisera medlemmar innebär att man skickar ut en uppmaning om förnyelse/förlängning av medlemskapet. Medlemmarna uppmanas då att betala in den årliga medlemsavgiften för ett fortsatt medlemskap i föreningen/klubben.
Aviseringen kan skickas via brev och/eller e-post. När aviseringen utförs uppdateras fältet ”Aviserad t.o.m.” på medlemmarna genom att datumet flyttas fram ett år (eller enligt aviseringsinställningar).
1. Välja medlemmar att avisera
Vilka medlemmar som ska aviseras beror dels på hur långt medlemmarna redan är aviserade och dels på vilken månad aviseringen görs. Börja med att välja vilka medlemmar som ska aviseras med hjälp av nedanstående val:
Aviseringsdatum
Aviseringsdatum är normalt sett det datum som aviseringen utförs. Dagens datum föreslås, men kan ändras. Angivet aviseringsdatum påverkar vilka medlemmar som kommer att kunna aviseras.
Inställningen Inställningar – Allmänt – Aviseringsinställningar – Konfiguration – Nyavisering (månader) anger hur många månader före aviseringsperiodens slut det ska finnas möjlighet att avisera medlemmarna igen. 0 månader innebär att nyavisering kan göras tidigast samma månad som aviseringsperiodens slutmånad.
Om t.ex. alla medlemmar är aviserade t.o.m. 2021-12-31, och det är inställt på att nyavisering kan göras tidigast 2 månader i förväg, måste aviseringsdatum vara 2022-11-01 eller senare.
Namn
Via fältet Namn kan man söka fram en medlem via medlemmens namn.
Normalt sett lämnas fältet tomt, för annars kommer aviseringen som skapas bara gälla medlemmar med angivet namn.
Medlemsnr
Via fältet Medlemsnr kan medlemsnummer anges för att begränsa vilka medlemmar som ska aviseras. Det går att söka på ett enskilt medlemsnummer genom att t.ex. skriva 253 eller ett intervall genom att t.ex. 1-300.
Normalt sett lämnas fältet tomt, då det oftast inte finns anledning att dela upp aviseringen efter medlemsnummer.
Avgiftskategori
Valet Avgiftskategori kan användas för att välja att aviseringen endast ska gälla en specifik (vald) avgiftskategori. Detta kan vara lämpligt om olika texter ska användas vid utskick av aviseringen beroende på vilken avgiftskategori medlemmen tillhör.
Normalt sett lämnas fältet tomt, om man nu inte har olika aviseringstexter beroende på avgiftskategori. Det går via variabler i texterna att både infoga avgiftskategorins namn och avgift utan att använda olika aviseringstexter.
Har Epost
Valet Har Epost kan användas för att enbart välja medlemmar som har eller INTE har en e-postadress.
Normalt sett bör valet (visa alla) användas för att aviseringen ska gälla alla oavsett om medlemmarna har en e-postadress angiven eller ej. Urval för utskick görs lämpligast i nästa steg efter att aviseringarna skapats.
Sök
Klicka på knappen Sök för att visa medlemmarna som ska aviseras i en lista (enligt eventuellt urval). Sökningen sker dock automatiskt efter att ett urval angivits och fältet lämnas.
2. Granska medlemslistan
De medlemmar som kommer att aviseras visas i en lista.
Listan är som standard sidindelad med 100 medlemmar på varje sida.
Antalet medlemmar per sida och val av sida väljs med valen till vänster om Sök-knappen. 
3. Verkställ avisering
Under listan med medlemmar anges följande:
Avisera t.o.m.
Detta datum föreslås automatiskt och anger vilket datum aviseringen kommer att gälla till och med. Om medlemmen betalar medlemsavgiften gäller medlemskapet t.o.m. detta datum. Normalt sett vid, helårsavisering, är detta datum den 31 december nästa år.
Inställningen för vilket datum som ska föreslås finns under
Inställningar – Allmänt – Aviseringsinställningar – Aviseringsdatum.
Avitext
Här väljs vilken aviseringstext som ska användas om utskick ska ske via brev/PDF.
Aviseringstexterna som kan väljas administreras under Inställningar – Innehåll – Texter och är av typen Medlemsavi.
Alternativet (använd förvald text) innebär att den text som är förvald inom typen Medlemsavi kommer att väljas automatiskt. Om en text ska vara förvald och i så fall vilken, anges genom valet ”Förvald” vid redigering av texten.
Talongtext
Här väljs vilken aviseringstext i inbetalningstalongen som ska användas om utskick ska se via brev/PDF. Aviseringstexterna som kan väljas administreras under Inställningar – Innehåll – Texter och är av typen Inbetalningsavi.
Alternativet (använd förvald text) innebär att den text som är förvald inom typen Inbetalningsavi kommer att väljas automatiskt. Om en text ska vara förvald och i så fall vilken, anges genom valet ”Förvald” vid redigering av texten.
Info
Valfri informationstext som beskriver aviseringen. Denna info kommer att visas i aviseringslistan.
Avisera
Genom att välja knappen Avisera utförs aviseringen med angivna val.
OBS! Ingen utskick via e-post eller generering av PDF kommer att ske automatiskt vid val av denna knapp. Detta kan utföras i nästa steg.
4. Skicka ut aviseringen
Efter att aviseringen skapats (via knappen Avisera) visas aviseringen och möjlighet till utskick ges.