En skapad avisering innehåller de medlemmar som aviserats vid det specifika aviseringstillfället. De medlemmar som ingår i aviseringen visas i en lista (som är uppdelad på sidor med 100 medlemmar/sida som standard).
Information
Datum
Det datum som angavs som aviseringsdatum vid aviseringen – vanligtvis samma som det datum då aviseringen utfördes.
Avi.datum
Det datum som medlemmarna i aviseringen är aviserad t.o.m., alltså datumet som angetts i fältet Avisera t.o.m. när aviseringen skapades.
Info
Egen information om aviseringstillfället. Denna information kan ändras via knappen Redigera.
Urval
Följande urval kan göras för medlemslistan:
Namn
Namn på medlem
Medlemsnr
Enskilt medlemsnummer eller intervall av medlemsnummer (t.ex. 200-400)
Typ
Information om typ av avgift, där ”Medlemsavgift” är vanlig medlemsavgift. Detta val är skrivskyddat då alla ingående aviseringar alltid är av samma typ.
Betald
(visa alla) = Visar alla oavsett betalstatus
Nej = Visar bara de aviseringar som inte är registrerad som betald
Ja = Visar bara de aviseringar som är registrerad som betalda
Har Epost
(visa alla) = Visar alla oavsett om e-postadress finns eller ej
Nej = Visar bara de aviseringar vars medlem inte har någon e-postadress
Ja = Visar bara de aviseringar vars medlem har en e-postadress angiven
Påminnelse
(visa alla) = Visar alla oavsett om de är påmind eller ej
Ej påmind = Visar bara de som inte är påminda
Påmind 1 gång = Visar de som är påmind EN gång
Påmind 2 gånger = Visar de som är påminda TVÅ gånger
Status
Medlems-status Aktiv eller Inaktiv (eller visa alla oavsett). Standard för detta urval är Aktiv.
Avgiftskategori
Möjlighet att göra urval på avgiftskategori. Vilka avgiftskategorier som finns att välja mellan är beroende på vilka som finns registrerade i systemet.
Kontakttyp
Urval på vald kontakttyp på medlemmarna.
Sök
Välj knappen Sök för att utföra angiven sökning/urval.
Via knappen PDF skapas ett PDF-dokument/fil som innehåller ett ”aviseringsbrev” per medlem enligt angivet urval. PDF-kan öppnas direkt eller sparas ned. Detta val används om aviseringen ska skickas till medlemmarna via brev.
Om endast de medlemmar som inte har e-postadress ska få brev gör man först urval på ”Har Epost” = Nej (och klickar på knappen Sök) för att filtrera fram de medlemmar i aviseringen som inte har någon e-postadress angiven.
Epost
Via knappen Epost skickas aviseringen ut till medlemmarna via e-post.
Den mall-text för avisering som angivits för e-postutskick hämtas automatiskt, men kan redigeras innan utskick.
Ämne
E-postmeddelandets ämne (hämtas från e-postmallen). Variabeln {TitlePrefix} kommer att ersättas med föreningens namn.
Avsändare
Här visas vilken avsändare som kommer att användas vid e-postutskicket. I vanliga fall finns det bara en avsändare att välja på.
Meddelande
Här visas det e-postmeddelande som kommer att skickas. Variabler som står inom { } kommer att ersättas automatiskt vid utskicket med variabelns värde. Variabeln {FirstName} kommer t.ex. att ersättas med medlemmens förnamn. Alla variabler som finns att välja mellan nås via knappen Infoga variabler.
Gruppera på familj (endast till huvudmedlem)
Om detta val är ibockat kommer alla aviseringar i utskicket att grupperas på familj, vilket innebär att endast huvudmedlemmen i familjen kommer att få mejlet. Beloppet kommer i dessa fall att vara totalbeloppet för hela familjen. Medlemmar som inte tillhör någon familj påverkas inte av detta val.
Logga utskicket
Om detta val är ibockat kommer e-postutskicket att loggas på varje medlem i aviseringen och bli synlig i medlemmens ”Historik”.
Avgiftslista
Via knappen Avgiftslista kan en lista med alla ingående aviseringar hämtas i form av en Excelfil.
Via inställningen Inställningar – Allmänt – Inställningar – Rapporter – Gruppera avgiftslista kan man välja om familjemedlemmar ska grupperas ihop med huvudmedlemmen eller ej. Om ”Gruppera avgiftslista” är aktiverat kommer eventuella familjemedlemmar grupperas ihop på samma rad som huvudmedlemmen i Excelfilen.
Redigera
Via knappen Redigera kan texten i aviseringen redigeras. Det finns även möjlighet att ta bort hela aviseringen via knappen Ta bort.
Info
En valfri informationstext för att identifiera aviseringen. Denna information visas aldrig för medlemmarna utan är endast till för att kunna förtydliga vad det är för avisering.
Avitext
Denna text visas i brevet som hämtas via PDF-knappen. Om variabeln {NoticeInfo} används i e-postmallen kommer texten även att komma med i eventuellt e-postutskick.
Texten hämtas från den mall som valts när aviseringen skapades. Om mall-texten ändras efter att aviseringen skapats kan den hämtas in på nytt till aviseringen genom att först byta till en annan mall i listan Avitext och sedan byta tillbaka till den mall som ska användas.
Talongtext
Denna text visas i eventuell inbetalningstalong i aviserings-brevet (som hämtas via PDF-knappen).
Ta bort
Via knappen Ta bort kan hela aviseringen tas bort. Tänk på att aviseringen inte bör tas bort om den redan skickats ut till medlemmarna.