Tilläggsmodulen BG-MAX möjliggör inläsning av betalningar från bankgirot via fil.
Mer information från Bankgirot om BG-MAX tjänsten: https://www.bankgirot.se/tjanster/inbetalningar/bankgiro-inbetalningar
Hämta filer
Logga in och hämta BG-MAX-filerna via din banks webbsida (t.ex. https://girolink.plusgirot.se för Nordea). Det genereras en fil per inbetalningsdag.
Importera filer
Filerna som hämtats importeras/läses in i Mawik Medlem WEB via:
Hantering > BgMax-fil
Där visas en lista med filer som redan importerats.
Välj knappen Ladda upp BgMax-fil och välj fil att importera.
Matcha inbetalning till medlemsavisering
Alla betalningar i vald fil visas på skärmen efter importen. De betalningar som automatiskt kan matchas mot en medlemsavisering indikeras med statustexten Match i grön textfärg.
Följande statusvärden kan förekomma:
Match
Betalningen har matchats/kopplats mot en medlemsavisering med hjälp av angivet OCR-nummer och belopp på inbetalningen.
Kontrollera
Betalningen är matchad mot en avisering via OCR-nummer, men inbetalt belopp matchar inte med det belopp som är i aviseringen.
Klicka på raden för att visa betalningsinformationen. Välj knappen Spara om den föreslagna matchningen/kopplingen accepteras trots felaktigt belopp. Status ändras i så fall till Match.
Det finns även möjlighet att ta bort föreslagen koppling (klicka på raden som kopplats) för att sedan koppla mot annan avisering innan den sparas.
Ej match
Betalningen har inte matchas mot någon medlemsavisering.
Manuell matchning är möjlig genom att klicka på raden och söka fram den avisering betalningen gäller.
Tips
Vid manuell matchning kan det vara lämpligt att öppna ett till webbläsar-fönster (eller flik) med ert medlemsregister. Detta för att snabbt och smidigt kunna göra sökningar i medlemslistan på t.ex. OCR-nummer eller medlemsnamn. På det viset kan man kontrollera betalstatus, familjemedlemmar etc. utan att lämna inbetalningssidan för BGMax (se också Vanliga problem).
Även vid identifiering av betalningar utan OCR är det lämpligt att ha ”banksidan” öppet parallellt för sökning på BGC-nummer (se Okänd betalning).
Ange notering
För varje inbetalning som hanteras kan en notering anges. Noteringen kan göras oavsett status. När det gäller status Kontrollera måste man dock ta bort aviseringskopplingen om man inte godkänner föreslagen matchning.
Nya medlemmar
Inbetalningar som avser medlemsansökningar indikeras med texten (ny medlem) i kolumnen Medlem (där medlemmens nummer annars står). Det gäller då inbetalning för en personen inte blivit aktiv medlem och tilldelats medlemsnummer ännu.
Genom att bocka i alternativet Tilldela medlemsnummer (nedanför listan) eller Medl.nr (till höger om listan vid knapparna) kommer medlemsnummer att tilldelas automatiskt för dessa.
Tips
Det är möjligt att ställa in så att checkrutan för att tilldela medlemsnummer är ibockad som standard. Inställningen hittar du här:
Inställningar > Allmänt > Inställningar > Avprickning > Tilldela medlemsnr.
Medlemsnummer sätts då hela inbetalningen sparas och automatiska e-postmeddelanden kommer att skickas till de nyblivna medlemmarna (förutsatt att e-post är konfigurerat och e-postmall angiven).
Spara alla betalningar
När alla matchningar som kan göras är gjorda sparas allt genom att välja knappen Spara (finns både till höger om, och nedanför listan).
Det är möjligt att gå tillbaka i efterhand och justera betalningar som inte är matchade.
Bokföringsorder
Efter att BgMax-filer importerats och hanterats kan en bokföringsorder hämtas. Välj knappen Bokföringsorder och ange önskat datumintervall.
Hantering > BgMax-fil > Bokföringsorder
Bokföringsordern skapas i form av en pdf-fil som laddas ned och är uppdelat i en sida per betaldatum. Endast avvikande betalningar och nya medlemmar specificeras förutom totalbeloppet.
Vanliga problem
Fel Belopp
Om beloppet inte stämmer med aviserat belopp kan man välja att godkänna betalningen ändå. Man får sedan ta ställning till hur belopp-avvikelsen ska hanteras i efterhand.
Dubbelbetalning
Om en betalning för en redan tidigare betald avisering inkommer är det lämpligt att skriva detta som en kommentar och sedan hantera återbetalning till medlemmen (separat) i efterhand.
Betalning för flera aviseringar
Om en inbetalning avser mer än en avisering (t.ex. för både huvud- och familjemedlem) måste matchningen hanteras manuellt och får status Kontrollera.
I det fallet får man manuellt kontrollera om betalningen avser både huvud- och familjemedlem, samt att båda dessa avgifter är obetalda sedan tidigare.
Lägg i så fall till familjemedlemmen till inbetalningen genom att söka (på medlemsnummer eller namn) fram dennes avisering under Sök medlemsavisering och klicka sedan på aviseringen för att lägga till den under Kopplade medlemsaviseringar.
Okänd betalning
Betalningar som gjorts via fysisk inbetalningstalong kan inte hanteras automatiskt av bankgirot. För sådana betalningar finns endast uppgift om belopp och en referens till BGC-nummer i filen.
Sådana betalningar måste hanteras manuellt genom att granska den bild av inbetalningstalongen som finns tillgänglig via banktjänsten. För att få åtkomst till dessa bilder krävs ibland en extra behörighet/tjänst hos banken.
Identifieringen för att veta vilken inbetalning det gäller sker med hjälp av det BGC-nummer som visas på betalningen i Mawik Medlem WEB. Sök alltså på BGC-numret för att hitta rätt talongbild.
När man hittat rätt bild så får man, av de uppgifter som är skrivna på talongen, försöka matcha betalningen till rätt avisering. Oftast står det ett OCR- eller medlemsnummer på talongen (handskrivet).